Pięć rzeczy do rozważenia przed obsługą informatyczną firm

Oszczędność kosztów

Outsourcing IT w firmie może pomóc w redukcji kosztów. Pozwala na przekazanie funkcji zarządzania siecią firmie zewnętrznej, redukując wewnętrzne koszty rozwoju, jednocześnie zamieniając koszty stałe na koszty zmienne. Może to pomóc w bardziej efektywnym planowaniu budżetu. Outsourcing może również pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze poprzez połączenie różnych linii usług.

Outsourcing pozwala również kontrolować koszty pracy. Może to pomóc Ci skupić się na podstawowych funkcjach Twojej firmy, jednocześnie eliminując koszty zatrudniania i szkolenia pracowników. Możesz również uniknąć wydatków takich jak rozwój talentów i planowanie wynagrodzeń. Dodatkowo, możesz zatrudnić pracowników zdalnych do wykonywania zadań takich jak tworzenie treści i marketing.

Pomimo tych korzyści, należy pamiętać, że outsourcing ma wady. Niektóre z nich to słaba kontrola jakości, spadek lojalności firmy i niewystarczające dopasowanie strategiczne. Z tymi problemami mogą sobie jednak poradzić firmy, które świadomie podejmują decyzję o outsourcingu. Maggie Biggs z Information World zaleca, aby firmy ustaliły priorytety i zdefiniowały korzyści, jakie mają nadzieję uzyskać z outsourcingu. Powinny również pamiętać, że niektóre funkcje lepiej jest utrzymywać wewnętrznie.

Kolejna oszczędność kosztów przy outsourcingu IT dla firm dotyczy sprzętu. Korzystanie z zewnętrznego zespołu pomaga zaoszczędzić pieniądze na sprzęcie i energii. Poprzez outsourcing, nie trzeba inwestować w nowy sprzęt dla swojego zespołu wsparcia. Zamiast tego, outsourcingowe firmy IT zapewnią niezbędny sprzęt. Następnie, twój personel IT może skupić się na dostarczaniu najwyższej jakości obsługi klienta.

Kolejną korzyścią z outsourcingu IT jest to, że może on zwiększyć wartość firmy. Kiedy zlecasz IT firmie zewnętrznej, możesz łatwo dostosować potrzeby technologiczne swojej firmy w miarę jej rozwoju. Outsourcing umożliwi Ci również skupienie się na podstawowej działalności i wyznaczenie strategicznych celów.

Elastyczność

Outsourcing IT zapewnia firmom szereg korzyści. Jedną z tych korzyści jest elastyczność. Elastyczny partner outsourcingowy może zapewnić usługi na miarę, które odpowiadają potrzebom firmy. Może również zaprojektować elastyczną strukturę pracy, która zapewnia wykonanie tylko pracy wymaganej przez firmę. Pomaga to zapewnić, że firma może skalować w górę i w dół, jak to konieczne, bez nadmiernego angażowania swoich zasobów.

Firmy mogą korzystać z elastyczności, jaką zapewnia outsourcing, dzieląc swoje wymagania informatyczne na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania elementy. W ten sposób mogą lepiej wykorzystać uzgodnienia dotyczące zakupów hurtowych i większą kontrolę nad licencjonowaniem oprogramowania. Ponadto mogą lepiej reagować na zmieniające się potrzeby, ponieważ mogą wykorzystać różne umiejętności i zdolności.

W przypadku Energen menedżerowie wyższego szczebla dostrzegli własny brak doświadczenia w dziedzinie IT i zdecydowali się na poszukiwanie ofert u różnych dostawców. Postanowili także odłożyć na razie pewne decyzje dotyczące outsourcingu, ale zachowali kontrolę nad operacjami o znaczeniu krytycznym dla biznesu. Z drugiej strony, personel IT firmy był w stanie konkurować z innymi działami o te same projekty.

Obsługa informatyczna firm wzrosła, ponieważ użytkownicy stali się bardziej krytyczni wobec wewnętrznych działów IT. Większość menedżerów wyższego szczebla postrzega działy IT jako zasoby strategiczne, a nie obciążenie kosztowe. Wiele wewnętrznych działów IT jest postrzeganych jako przestarzałe, niemożliwe do zarządzania i pozbawione praktyk zorientowanych na klienta. Firmy coraz częściej wykorzystują outsourcing jako rozwiązanie tych problemów, ale nadal nie jest to właściwy wybór dla każdej firmy.

Kolejną zaletą obsługi IT dla firm jest oszczędność kosztów. Wiele firm korzysta z metody outsourcingu z różnych powodów, w tym z dostępu do wiedzy eksperckiej i doświadczenia. Outsourcing pozwala firmom uniknąć wydatków, takich jak przestrzeń biurowa i język osobisty, i nadal uzyskać dostęp do wiedzy specjalistycznej, której potrzebują. Metoda ta pozwala również firmom na obsługę klientów w różnych strefach czasowych.

Kontrola

Kontrolowanie obsługi informatycznej firm może być trudne. Firmy powinny dokładnie ocenić usługi, które potrzebują outsourcingu i ustalić najlepszą metodę zlecania prac. W tym artykule omówionych zostanie kilka najważniejszych czynników, które należy rozważyć. Po pierwsze, ważne jest, aby znać cele firmy outsourcingowej. Istnieje wiele sposobów na kontrolowanie tego procesu. Szefowie IT w firmie Energen mieli dwa cele. Po pierwsze, chcieli zmniejszyć koszty utrzymania swojej sieci telekomunikacyjnej. Po drugie, chcieli zatrzymać najlepszych pracowników.

Wybór kontrolera, który specjalizuje się w outsourcingu jest ważny. Wewnętrzny kontroler może nie mieć wiedzy lub doświadczenia, aby nadążyć za najlepszymi praktykami. Dodatkowo, wewnętrzni kontrolerzy mogą nie otrzymywać regularnych szkoleń i mogą mieć przestarzałą wiedzę branżową. Jednak kontrolerzy zewnętrzni są stale szkoleni i zanurzeni w nowych praktykach. To pozwala im oferować fachowe wskazówki i wiedzę, aby pomóc w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Z outsourcingiem wiąże się również kilka zagrożeń. Jednym z tych zagrożeń jest utrata kontroli. Ponieważ sprzedawca nie ma tego samego kierunku zarządzania co firma, mogą nie mieć tego samego odzyskiwania danych po awarii lub aplikacji strategicznych w miejscu. Ponadto, outsourcing może prowadzić do zwolnień i przeniesień obecnych pracowników, co może wpłynąć na morale pracowników.

Koszty outsourcingu IT mogą być poważnym problemem dla firm. Na szczęście istnieją sposoby na kontrolowanie kosztów IT. W typowym modelu outsourcingu, sprzedawca pobiera stałą opłatę za określoną liczbę usług. Opłata ta jest często określana jako benchmark. Koszty te są zwykle ustalane na pięć lub dziesięć lat, a klienci mogą zdecydować się na zakup usług poza tym punktem odniesienia, ale będą one pobierane więcej.

Klauzule ukryte

Niektóre umowy outsourcingu IT zawierają ukryte klauzule, które poważnie ograniczają możliwości firmy. Jednym z przykładów ukrytej klauzuli jest wymóg, aby dostawca dopasował skład zespołu firmy na podstawie stażu pracy i doświadczenia. W innych przypadkach wykonawca może być zmuszony do przestrzegania wymagań zamawiającego dotyczących dokumentacji oprogramowania i zgodności z przepisami. Te ukryte klauzule są często trudne do wyegzekwowania.

W takim przypadku firma outsourcingowa musi chronić swoją własność intelektualną, zawierając z usługodawcą umowę o zakazie konkurencji. Umowa musi również zawierać klauzule o poufności i ograniczeniach w przekazywaniu informacji. Inne ukryte klauzule, które muszą być zawarte w umowie o outsourcingu IT, to te dotyczące bezpieczeństwa własności intelektualnej i konkurencji.

Negocjując umowę o outsourcingu IT, należy szukać tych klauzul. Główny cel kontraktu musi być jasny i uzgodniony przez obie strony. Ponadto, umowa powinna określać podstawowe produkty. Jeśli istnieje standardowa klauzula, która nie określa żadnych, to umowa może nie być odpowiednia dla projektu.

Niepewność

Outsourcing może brzmieć jak świetne rozwiązanie dla Twoich potrzeb IT, ale w rzeczywistości może powodować więcej niepewności niż rozwiązuje. Na przykład, niektóre firmy outsourcingowe wymagają od firm podpisania długoterminowych umów, które zamykają je na korzystanie z ich oprogramowania, co może ograniczać elastyczność. Aby uniknąć tych problemów, należy dokładnie przeanalizować i zweryfikować swojego partnera outsourcingowego.

Identyfikacja źródeł niepewności w umowie outsourcingowej jest ważna dla oceny ryzyka związanego z outsourcingiem. Zakres niepewności może być również czynnikiem decydującym o tym, ile należy zapłacić za usługę. Istnieje kilka sposobów oceny niepewności na poziomie projektu. Po pierwsze, można użyć mierników wydajności. Należy jednak upewnić się, że odzwierciedlają one niejednoznaczność środowiska realizacji. W przeciwnym razie możesz nie być w stanie prawidłowo wycenić kontraktu outsourcingowego i ryzykować poniesienie dodatkowych kosztów.

Inną metodą oceny niepewności outsourcingu IT jest analiza istniejących relacji outsourcingowych. Metoda ta pozwala porównać różne relacje outsourcingowe oraz ocenić ich korzyści i koszty. Koszt niepewności może być mierzony w kategoriach kosztów materialnych i niematerialnych. Badanie dostarcza również spostrzeżeń na temat kosztów outsourcingu w oparciu o złożoność wymian.

Outsourcing jest realnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zwiększyć swoją produktywność i obniżyć koszty. Jednak pomimo korzyści, istnieją również pewne wady. Firmy często obawiają się outsourcingu, ponieważ może on oznaczać przeniesienie ich obowiązków na inną firmę. Na przykład, outsourcing może nie być dobrym rozwiązaniem, jeśli muszą szybko zwiększyć przychody lub jeśli nie są pewni, że będzie to opłacalne.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]